Reportar digitalmente los avances de tus proyectos también es comunicar
El trabajo por proyectos y el uso de soluciones tecnológicas digitales de reporte mejoran la eficiencia y la comunicación en los equipos
La gestión de proyectos se ha convertido en una de las habilidades más demandadas en la actualidad en un profesional. Y es que, en un contexto empresarial marcado por la evolución tecnológica, la agilidad, la orientación a resultados y la flexibilidad, esta forma de trabajar se adapta mucho mejor a las dinámicas actuales del mercado.
A diferencia de los sistemas tradicionales, basados en tareas operativas o procesos continuos, el trabajo por proyectos responde con mayor eficacia a los nuevos retos empresariales. Entre otras ventajas, el trabajo por proyectos permite a las empresas optimizar mejor sus recursos, crear equipos ad-hoc a la medida de cada proyecto y medir con mayor precisión los avances de los trabajos.
Pero esta modalidad laboral tiene sus propios códigos y reglas, que es necesario conocer y manejar para garantizar que se cumplen los objetivos marcados. Una de las principales fuentes de complejidad viene por la necesidad juntar en un mismo equipo a personas de diferente origen, formación y nivel de experiencia en torno a un objetivo común. Un equipo diverso y multidisciplinar, cuyos miembros, en muchos casos, no han trabajado juntos antes y que es muy posible que ni siquiera se encuentren en una misma ubicación física.
Entre otras ventajas, el trabajo por proyectos permite a las empresas optimizar mejor sus recursos, crear equipos ad-hoc a la medida de cada proyecto y medir con mayor precisión los avances de los trabajos
En esos entornos de trabajo deslocalizado y focalizado en un proyecto concreto, con fecha de inicio y fin, la coordinación de todos los elementos y actores que participan en el mismo es absolutamente esencial. Afortunadamente, la aparición de soluciones digitales cada vez más sofisticadas e interconectadas está facilitando esas labores, aportando además unos niveles de transparencia, agilidad y circulación de la información que mejoran de manera significativa la eficiencia de los equipos.
Soluciones digitales como el software de gestión de proyectos de WorkMeter facilitan que los proyectos de la compañía progresen adecuadamente, ya que están alimentando permanentemente el sistema con datos objetivos y actualizados procedentes del desempeño de los miembros del equipo. Una información de la que se nutren y benefician la organización, el proyecto y los propios profesionales.
Esta solución digital aporta un reporte riguroso, automatizado y en tiempo real de los avances de cada uno de los proyectos en los que está involucrada la empresa, de manera que esta puede imputar la cantidad de horas y recursos que dedica a cada trabajo de un modo transparente, efectivo y fiable.
Todo el proceso tiene lugar de manera automática y sin que el trabajador tenga que introducir los datos, lo que evita los errores humanos y ahorra un considerable tiempo a los profesionales, que pueden centrarse en su trabajo sin tener que preocuparse por las labores administrativas.
En entornos de trabajo deslocalizado y focalizado en un proyecto concreto, con fecha de inicio y fin, la coordinación de todos los elementos y actores que participan en el mismo es absolutamente esencial
De una forma muy visual, los responsables de proyecto pueden comprobar en todo momento el estado del mismo y determinar si se está dedicando el tiempo necesario a cada proyecto para cumplir con los objetivos marcados dentro de los plazos establecidos. El reporte de actividad permite acceder a un alto nivel de detalle, incluyendo las tareas y subtareas asignadas a cada proyecto o cliente. También facilita al usuario entender el enfoque global del proyecto y las contribuciones individuales al mismo. Esta información es clave a la hora de identificar posibles retrasos, introducir mejoras, ajustar la planificación, redistribuir recursos y cargas de trabajo, así como para evaluar la rentabilidad del proyecto.
El control de los tiempos del proyecto no solo asegura que todos los miembros del equipo estén alineados con la agenda, sino que también permite anticipar incidencias y ajustar el enfoque para evitar que los proyectos se desvíen del rumbo y el calendario marcados. Una solución que facilita la comunicación y mejora la coordinación entre todos los involucrados en el proyecto.
Se puede afirmar que el reporte automatizado de tareas en este tipo de soluciones de gestión digital de proyectos es una forma de comunicación más dentro del equipo. Una fórmula que no pretende remplazar a las vías tradicionales como las llamadas o videollamadas, los correos electrónicos y resto de fórmulas de interacción personal, sino que las complementan y hacen más efectivas.
