¡Ponedle de una vez el Teams a Robinson Crusoe y dejad que disfrute de su isla en paz!

El abuso de las videoconferencias es tan pernicioso como el de las reuniones presenciales, pero al menos permite un cierto grado de escapismo que puede ser aprovechado para otras tareas

Llevaba varias semanas sin encontrar nada potable en LinkedIn con lo que alimentar este blog cuando me encontré con un post de José María Peláez Marqués que me hizo suspirar de alivio. Su artículo: “Teams va a terminar con la poca capacidad de trabajo en equipo que nos quedaba” es altamente recomendable (ese y, en general, todos los que escribe). Porque más allá de que se esté o no de acuerdo con la tesis que defiende (yo, por ejemplo, no lo estoy), no es nada complaciente, lleva una dosis generosa de pica-pica y está maravillosamente escrito. Y todos esos elementos juntos son motivo más que suficiente para querer nadar hasta esa playa y brindar con ron con el autor.

Al lío. Dice este profesor que no le gusta nada el Teams porque aísla a los individuos y crea náufragos, a lo Tom Hanks, que rehuyen el contacto personal y se atrincheran tras el ordenador. Una legítima crítica que sustenta con una serie de argumentos muy bien traídos. De todos ellos, hay uno que me parece especialmente interesante. Viene a decir que en las reuniones de Teams la gente está de cuerpo presente (o más bien, ‘de rostro’ presente), pero no de alma, y que mientras unos llevan el peso de la reunión (habitualmente, los jefes o aquellos que son interpelados por estos en el transcurso de la misma) el resto se dedica a otros menesteres ajenos a los que ponía en la  convocatoria.

Pues sí, totalmente cierto. Y, la verdad, no acabo de ver el problema. Los ‘Teams’, especialmente aquellos que son multitudinarios, son una excelente oportunidad para ir tachando esas pequeñas tareas administrativas para las que nunca parece haber tiempo, pero que gracias a que a un jefe ocioso se le ocurrió la peregrina idea de convocarte (a ti y a media población mundial) a una reunión en la que poco o nada puedes aportar, tienes por fin la oportunidad de despachar: correos electrónicos que quedaron sin responder, gastos por justificar, vacaciones por pedir, mensajes intercambiados de forma clandestina por WhatsApp privado con otro de los asistentes a la reunión para comentar lo absurdo e improductivo de la misma…

Dice este profesor que no le gusta nada el Teams porque aísla a los individuos y crea náufragos, a lo Tom Hanks, que rehuyen el contacto personal y se atrincheran tras el ordenador

Porque ese es el principal problema. Que un alto porcentaje de reuniones son, o bien innecesarias, o bien demasiado largas, o ambas cosas a la vez.  Según datos de la empresa Pumble.com, los mandos de las compañías pasan el 50% de su tiempo de trabajo metidos en reuniones. Además, el 70% de los empleados cree que su satisfacción laboral mejoraría si asistieran a menos de estos encuentros, y el 65% piensa que las reuniones frecuentes afectan su productividad. Esta firma concluye que las reuniones improductivas cuestan a las empresas 34 mil millones de dólares al año.

Estas cifras valen tanto para las reuniones presenciales como para las realizadas por medios telemáticos. Microsoft, estimó que el tiempo semanal dedicado a reuniones en Teams se incrementó en un 252% a raíz de la pandemia.  Y aunque esos porcentajes obviamente se han relajado, los aprendizajes de aquellos meses han propiciado  que hoy se siga abusando de este tipo de juntas virtuales.

A veces, estos encuentros parecen celebrarse con el único propósito de celebrar la magia de la tecnología que los hace posibles. Nada más estimulante (para anhelar la jubilación), por ejemplo, que esas reuniones de seguimiento de proyecto diarias, siempre a la misma hora (primera hora de la mañana, última de la tarde o, en su defecto, cuando pueda el jefe), con todos los miembros del equipo presentes para reportar al mandamás los progresos de la jornada, se hayan producido o (lo más habitual) no. Diez minutos solo, te aseguran. Nunca lo son.

La presencia también hace trampas

Pero tampoco las reuniones en carne y hueso están para muchas fiestas. Sus defensores aducen que el trato personal mejora la comunicación y que a las personas que se sientan en una sala de conferencias junto a otras para interactuar entre sí no les queda más remedio que tener la cabeza en el asunto a tratar. ¡Falso! Todos conocemos a esos sujetos que están mirando el móvil, dibujando caricaturas o sosteniendo conversaciones paralelos con sus vecinos de silla mientras otro compañero hace uso de la palabra. Hace unos años incluso se popularizó un original juego llamado business bingo que servía tanto para poner en evidencia la completa irrelevancia de algunas reuniones como para ayudar a sus asistentes a sobrevivir al sopor de las mismas.

A ver, no es cuestión de pasar las reuniones por la quilla. No a todas. Si se trata de una reunión necesaria, oportuna y operativa, ya se encargará el profesional de poner los cinco sentidos en ella y aprovechar cada uno de los minutos y segundos que dure, ya sea el encuentro por Teams, en una sala de reuniones, dando un paseo por el parque, mientras se da cuenta de un menú del día en el restaurante de la esquina o en el interior de un ascensor en el lapso de tiempo que le lleva completar el trayecto entre la planta baja y la séptima. En este punto, no está de más recordar las tres reglas de oro de Steve Jobs para que las reuniones sean más productivas: pocas personas, pocos temas y un máximo de media hora.

Pero raramente las asambleas empresariales se realizan en esas condiciones ideales. Lo malo de las reuniones es que siempre hay alguien a quien atenderla le supone una avería importante. Porque le hace perder un tiempo valioso que podría emplear en otros quehaceres más productivos, porque en ella se tratan asuntos ya tratados, porque no se tratan los que deberían tratarse, porque se celebran a horas intempestivas (esos deliciosos viernes a las 17.00 horas…) o porque responden al capricho de algún mando inseguro y con nada mejor que hacer.

No está de más recordar las tres reglas de oro de Steve Jobs para que las reuniones sean más productivas: pocas personas, pocos temas y un máximo de media hora

Al menos, cuando esas reuniones se celebran por Teams, uno siempre puede apagar la cámara y dedicarse a sus cosas. Consejo: desconecta también el micro, que se te oye teclear como un loco.

Y si no queda más remedio que mostrar el careto (algunas veces, se empeñan), siempre puedes disimular. Cuesta un poco al principio, pero la practica hace al maestro. Asentir de vez en cuando, sonreír, soltar algún que otro “ajá” o tener el móvil abierto por la aplicación del WhatsApp y colocado estratégicamente junto a la base de la pantalla del PC y en perpendicular a la cámara del Teams, en plan telepromter, ayuda.

Hay auténticos virtuosos del escapismo del Teams que parecen haber sido educados en el Actor’s Studio. Si observas con atención su ventanita durante la videoconferencia, cada rasgo de su rostro, su mirada y su expresión parecen indicar que han nacido únicamente para llegar hasta ese momento preciso de sus vidas y para esa reunión, y que han consagrado hasta la última célula de su organismo a lo que en ella se debate.

Pero nosotros intuimos que no es así, y que, en realidad, se hayan muy lejos de aquí. En una isla remota, aislados del mundo, como náufragos unidos para siempre a una ajada pelota de vóley. Felices de que, por lo menos, esta reunión, aunque estén presentes en ella, se la han conseguido saltar.