La digitalización (esta vez sí) del registro horario

Joan Pons, CEO de WorkMeter

El Consejo de Ministros ha dado luz verde a un Anteproyecto de Ley que, una vez que adquiera oficialidad –a lo largo de 2025, de cumplirse los planes del Gobierno–, entre otros asuntos, modifica la normativa que rige el registro horario en España. Estas novedades significarán, en caso de confirmarse, un nuevo hito dentro de la evolución legislativa de una figura, la de la obligatoriedad para empresas de todos los tamaños y sectores de llevar un registro de la hora de inicio y finalización de la jornada de trabajo de sus colaboradores, iniciada en el año 2019 con la promulgación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.

Cabe recordar que aquella ley se promulgó como respuesta a una cuestión muy concreta y con un claro objetivo: evitar situaciones abusivas relacionadas con las horas extraordinarias realizadas y no abonadas a los trabajadores. Sin embargo, como tantas veces sucede con el devenir de una ley, al margen de poner coto a las irregularidades con las horas extras, el texto sirvió también para aportar control y rigor a un asunto, el horario de trabajo, al que hasta ese momento no se había prestado la atención debida en una gran mayoría de empresas.

El RD 8/2019 sirvió también para aportar control y rigor a un asunto, el horario de trabajo, al que hasta ese momento no se había prestado la atención debida en una gran mayoría de empresas

Aquel Real Decreto no solo forzó a las compañías a poner foco en el tiempo de trabajo de sus trabajadores, sino que sirvió para desvelar una gran cantidad de información valiosa relacionada con el mismo. Al tener que consignar las horas de entrada y de salida, las compañías pudieron establecer pautas de comportamiento de sus empleados, detectar hábitos asociados al horario laboral e identificar problemas o irregularidades. Y las que, animadas por esos descubrimientos, fueron un paso más allá y los vincularon a mediciones de desempeño, encontraron en el registro de jornada una agradable caja de sorpresas. Aquellos sistemas que, en principio, se habían implementado con mucha resistencia y casi con el único propósito de evitar posibles multas administrativas, se han acabado revelando como una inestimable herramienta de control y una valiosa palanca de la productividad empresarial.

Novedades para 2025

Las novedades que han anunciado los reguladores y que, si finalmente se cumplen las previsiones del Gobierno, entrarán en vigor en algún momento de 2025, están llamadas a subsanar algunas de las lagunas que dejó sin resolver la norma de 2019. El más destacado de estos cambios tiene que ver la digitalización. Y es que, aunque la norma aún vigente obligaba a las empresas a adoptar algún tipo de sistema de registro horario, dejaba total libertad a éstas para escoger aquel que mejor se adecuara a sus circunstancias y preferencias. Esta libertad dio pie a una abigarrada mezcla de métodos en la que convivían desde los sistemas más elementales, como hacer el cómputo de horas manualmente anotándolo en papel o en una hoja Excel, hasta sofisticadas soluciones digitales como una app o un software automático de registro de actividad.

En su redacción, la futura ley elimina las opciones manuales y establece la obligatoriedad de que el registro horario se consigne por medios digitales. Concretamente, a través de alguna de estas opciones:  apps de control horario, máquinas con sistemas RFID o QR, sistemas en escritorio, enlaces web o las soluciones de software con privacidad.

La futura ley elimina las opciones manuales y establece la obligatoriedad de que el registro horario se consigne por medios digitales

Aunque todos estos sistemas son digitales, presentan distintos niveles de complejidad y están pensados para cubrir diferentes casuísticas. Los RFID o QR, por ejemplo, están diseñados para gestionar el registro de manera presencial y se podría decir que son una actualización digitalizada y mucho más sofisticada de las clásicas “fichas”. En el otro lado del espectro, se encuentran apps de control horario y las soluciones de software como las de WorkMeter, que registran las horas de trabajo de manera automática, sin que los empleados tengan que acordarse de fichar manualmente, en cualquier situación y modalidad de trabajo, ya sea en presencia o en sistemas de teletrabajo.

Con esta medida, los legisladores pretenden eliminar posibles errores e irregularidades y sistematizar un sistema de cómputo de horas más riguroso y transparente. La digitalización también facilita el abordaje del registro horario en un escenario laboral complejo y en el que las modalidades flexibles, deslocalizadas, itinerantes, híbridas, por objetivos o de teletrabajo son cada vez más numerosas y extendidas.

Derecho a la desconexión

Muy relacionado con esa creciente complejidad laboral está otra de las figuras que el nuevo texto legal pretende reforzar: el derecho a la desconexión de los trabajadores. Y es que los nuevos modelos híbridos hacen muy difícil trazar una frontera nítida entre espacio profesional y espacio personal. Por esta razón, la nueva ley reforzará la protección de los empleados para evitar así que el trabajo se cuele en sus periodos de descanso por las rendijas que deja la tecnología.

Sobre el papel, estas novedades deberían traer significativas ventajas a sus destinatarios. A las empresas porque les aportarán mayor control, seguridad y nivel de información para la toma de decisiones organizativas. Y a los empleados porque les reportarán autonomía, autoconocimiento sobre su propio desempeño y facilidad para la conciliación. Pero su éxito o fracaso dependerá, al final, de una implementación efectiva y de la capacidad que demuestren las empresas para incorporar esos cambios sin que interfieran con su operativa.