El coste psicológico de la ineficacia laboral
Como señaló Robert Karasek en 1979, muchas exigencias y poco control provocan un desgaste mental severo
La incapacidad de adaptarse a tiempo a los procesos empresariales genera una angustia psicológica que afecta a millones de trabajadores. En entornos laborales donde las tareas se acumulan y los recursos escasean, la incertidumbre se traduce en estrés crónico e ineficacia. Según expertos en psicología del trabajo, esta presión surge cuando las demandas superan las herramientas disponibles, un fenómeno que Robert Karasek describió en 1979 así : “High levels of psychological work demands combined with low levels of decision latitude create strain”. En español: «Muchas exigencias y poco control provocan un desgaste mental severo«. El modelo de demanda-control de Karasek señala que la falta de guías claras —manuales obsoletos o formación insuficiente— lleva a la impotencia aprendida, un estado donde los empleados se frustran y agotan
Según datos de 2022 de la Fundación Española de Psiquiatría y Salud Mental, el 40% de los trabajadores españoles sufre ansiedad por presión laboral, a menudo ligada a procesos mal definidos. Un ejemplo: en 2019, una multinacional en Madrid reportó un aumento aproximado al del 20% en bajas por estrés, y tras implementar un sistema de gestión sin formación adecuada, según un informe interno filtrado.
El 40% de los trabajadores españoles sufre ansiedad por presión laboral, a menudo ligada a procesos mal definidos
Curiosamente, Japón acuñó el término karoshi —muerte por exceso de trabajo—, con casos documentados desde los años 80. Sin soluciones ágiles, como vídeos cortos que expliquen los procesos en minutos (paso a paso y forma visual y altamente comprensible), las empresas no solo pierden eficiencia —hasta un 30% de productividad, estima McKinsey (2022)— sino que erosionan la salud mental de sus equipos. Adaptarse no es opcional; es una necesidad urgente.
El desorden, enemigo de la productividad
Esto no es un cuento, es la vida diaria en demasiadas empresas. El trabajo ahoga, y no por falta de ganas de los trabajadores, sino porque el sistema está roto. Hay estudios que dicen que el desorden en los procesos se lleva hasta un tercio de la productividad cada año. Imaginemos una oficina con 50 personas: si cada una pierde media hora al día preguntando tonterías, son más de 100.000 euros tirados a la basura, y eso sin contar los líos gordos, como multas o clientes que se largan porque están hartos.
El lío viene de tener mil tareas encima y ninguna guía decente. Nos piden abrir cuentas, atender quejas, vender promociones, clasificar clientes… y todo a la vez. Y por toda guía nos dan un montón de papeles viejos o nos dicen: “pregúntale al de al lado”. Y claro, el de al lado está tan liado como tú. Para colmo, a veces usamos datos de verdad para salir del paso, y eso es jugar con fuego. Hace unos años, una empresa en España recibió una multa de 1,5 millones de euros por meter la pata con datos personales. Otra en Inglaterra pagó 3 millones de libras por lo mismo. No es broma: el descontrol sale caro.
Los que peor lo pasan son los nuevos. Llegan sin saber nada, y les sueltan un manual que no entiende ni quien lo escribió. Sin una base clara, tardan semanas en pillar el ritmo, y mientras, la lían o queman tiempo de los demás.
Quienes peor lo pasan son los nuevos. Llegan sin saber nada, y les sueltan un manual que no entiende ni quien lo escribió. Sin una base clara, tardan semanas en pillar el ritmo, y mientras, la lían o queman tiempo de los demás.
Yo lo viví de cerca, primero en una conocida firma financiera, y luego en la bolsa de empleo de la Seguridad Social, donde pude trabajar de forma temporal y con sistemas que acusasen de una cierta precariedad. Se me ocurrió una idea: montar una especie de canal de vídeos cortos en la intranet, de 30 a 75 segundos, explicando cada proceso paso a paso con datos ficticios de identificación para no meter la pata con la ley. Los organicé por áreas, y desde una ventana flotante que aparezca en nuestra pantalla del ordenador podrías ver todo el procedimiento y copiarlo paso a paso ante las dudas: dar altas, bajas, registros a extranjeros, quejas, servicios de urgencia, promociones, devoluciones, prevención de blanqueo de capitales, etc. Los veteranos ganaban velocidad y los novatos aprendían en días lo que antes llevaba meses. El servicio, además de agilidad, rentaba en confianza.
Probé el sistema con unos pocos, y funcionó de maravilla: las preguntas entre compañeros bajaron un 70%, los errores un 40%. En una empresa mediana, eso serían 80.000 euros ahorrados al año. Con algo tan simple y económico, cualquier empresa podría respirar y ahorrar. Solo hace falta querer avanzar hacia los modelos más productivos y motivacionales, con una base de apoyo que refuerce la eficacia del trabajador.
